控制会议时间的1+3组合拳
会风见作风。我们常讲,改进会风,务求实效。讲实效,既讲实在的效果,也说
实际的效率。如何高效组织会议、有效控制时间、圆满完成工作?我们可以结
合“1+3”办会模式,一起讨论,寻找答案。
所谓“1”,就是树立一个理念
树立重在务实、要在充实、贵在落实的办会理念,坚决破除形式主义、官僚主
义,提高会议效率,提升工作质量,改会风、转作风、树新风。
坚持问题导向办会。开短会、讲短话、戒空话、去套话,把精力放在解决问题
上,把时间用在落实工作中,瞄着问题去,追着问题走,多开事半功倍的会。
坚持创新思路办会。充分运用新思路、新办法、新技术控制会议时间,突破僵化
模式,改进会议形式,使长会变短、短会变实。
坚持精简节约办会。严格控制会议的规模和时间,减少人力、物力、财力投
入,实现会议效益最大化。
坚持建章立制办会。先立规矩后开会,对照中央八项规定精神和相关要求,填空
白、补短板、疏堵点,加强制度建设,完善机制保障,注重规范与效率之间的平
衡,用制度管会,让规矩控时。
所谓“3”,就是把握三个步骤
做好会前功课、会中提醒和会后小结,从环节入手,细节落脚,出“组合
拳”,打“主动仗”,找准高效会务的切入点和突破口。
做好会前功课
谋划在前。会前主动熟悉会议情况,紧紧围绕会议主题,着眼议程安排、议题设
置、议事环节等方面,优化会议流程,科学安排时间,拿出一份能操作、可落实、高
时效的会议方案,掌握高效办会主动权。
推演在前。会前静下心来,在脑海里全程推演各个环节的时长。带着问题意识来
推演,本着实战精神去解决,对可能延时的环节,提前有对策;对可能超时的人
员,提前去对接;对可能拖时的事项,提前去优化。
比如,一些有人上台发言的会议,可在台口附近预留一个机动座位,前一位上台
发言,后一位到此等候,快速衔接,节省时间,等等。要多做实战推演,不做“纸上谈
会”。
热身在前。打足提前量,热身很重要。要重视会前的沟通协调工作,讨论复杂议
题,提前召开通气会协商;议定重大事项,提前征求各方面意见;召开一般会议,如
无保密要求,提前分发材料、周知议题,让与会人员提前热身准备,提前进入状态、
熟悉情况,有的放矢发言,节省临时研阅和会上思考时间。
做好会中提醒