公文格式要素附氏三兄弟的规范编排
公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体
的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的
附件相关问题。今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的编排。
附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条
例》）规定的18个公文格式要素之一，名字里都带个“附”字，可以称其为“附氏
三兄弟”。这“哥仨”在公文格式要素“18条好汉”中排名比较靠后，再加上他
们都姓“附”，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作
逐一介绍。
一、附件
1.附件的作用和效力
根据《条例》，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来
了，这些内容直接写入正文不行吗？为什么要用附件来承载呢？
设想一下，对于一些不属于公文主要内容，而是对主要内容起解释、说明、补
充、证实、参考作用，而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图
表、图形等，如果将其直接写入正文，就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。
为了避免上述弊端，我们把它们从正文中抽离出来附在后面，成为附件。
由此可见，附件的作用是：一方面能够补充、完善正文，另一方面又能使正文保
持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分，所以其内容也应当与正文保持一致
和衔接，并且与正文具有同等效力。
2.附件使用中需要注意的两个误区
1.将被批转、转发、印发的文件作为附件。批转、转发、印发类公文，其公文正
文主要起通知发布、提示说明、明确要求等作用，而公文的主要内容体现在被批转、
转发、印发的文件中。因此，这些被批转、转发、印发的文件不应当被视为附件。它
们应当另面编排，首页不必标注“附件”二字，也不必在正文后加附件说明；其原
有的发文机关标志、发文字号、签发人、抄送机关、版记等可不再标注。
2.以附件形式报送主报告。一些单位为了省事，常把本机关领导的讲话、内部的
工作总结和工作计划、下级的报告等文件，以《XXX关于报送〈XXX〉的报告》为
题，直接“拿来”作为附件报送；而正文却仅寥寥数笔，表述为“现将《XXXXX》
报上”，或者简单重复附件主要内容。然而，这些作为附件的原文件，在内容、详
略、用语等方面往往达不到向上级报告的要求。例如，本机关领导的讲话稿可能部署
了落实上级要求的有关措施，却体现不出落实中遇到的问题和具体的落实效果；本单
位内部的工作总结往往内容繁多、面面俱到，却达不到向上级报告要简明扼要、重点
突出的要求；下级的报告代表了下级机关对有关情况的反映和认识，却不能代表本机
关的判断和态度，等等。因此，这些原文件可以作为附件，但不能作为向上级报告的
主体内容，而应当将有关内容提炼、概括、补充、完善为报告正文。
3.附件的编排规则及典型错情
《党政机关公文格式》国家标准对附件的编排有以下规定：（1）附件应当另面
编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（2）“附件”二字及附件顺序号
用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。（3）附件标题居中编排在版心第三
行。（4）附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（5）附件格式要求同
正文。
实际工作中，附件编排方面的典型错情有以下5种。
1.附件未与正文一起装订。没有与正文装订在一起的附件，在印制、传递、保管
等环节中，可能被不了解情况的同志视为独立文件而单独处理、打乱顺序甚至遗失。
因此，附件要尽量与正文装订在一起。
如果因为厚度、大小等原因，附件确实无法与正文装订在一起，则应当按照《党
政机关公文格式》国家标准规定，在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在
其后标注“附件”二字及附件顺序号，如“××呈﹝2021﹞32号附件1”。这样标
注，可以使人较为容易地关注到附件与正文的一体关系，避免处理失误。此外，在这
种情况下，如果公文主件标注了份号，也应同时在附件左上角第二行顶格编排与主件
相一致的份号。
2.附件未编排在版记之前。版记是公文结束的标志，如果把附件编排在版记之
后，就在逻辑上把附件与公文割裂开了。因此，一定要把附件编排在版记之前。如果
附件本身即是有版记的正式公文，则应当把附件的版记编排在整个公文的版记之前。
3.附件页码未连续编排。一件公文的页码应当是连续和统一的。如果附件单独编
排页码，就会造成同一件公文有两个或多个同样的页码，不便于翻阅和查找。因
此，附件的页码应当接着正文连续编排，而不能单独起排。
4.附件顺序号、标题与附件说明的表述不一致。包括顺序不一致，即附件实际的
编排顺序与附件说明标注的顺序号不一致；表述不一致，即附件标题与附件说明的表
述不一致，如附件标题为“XXX同志在XXX会议上的讲话”，而附件说明却仅表述
为“XXX同志讲话”，等等，这些都是不规范的。
5.“附件”二字中间空格不当。如果公文有多个附件，则附件版心左上角标注
的“附件”二字中间不空格，后加附件顺序号即可，如“附件1
