在区局档案管理工作优化 升级推进会上的交流发言 尊敬的各位领导，同志们： 近年来，针对**传统档案管理效率低、服务响应慢、数据孤 岛壁垒凸显等结构性梗阻，XX区在理念革新、模式创新、赋能 促新“三个维度”持续用力，构建高效、便捷、智能的“全生 命周期”档案管理利用体系，实现档案管理从“纸间”到“指 尖”、从“被动”到“主动”、从“分散”到“集成”、 从“静态保管”向“动态利用”跨越式蜕变。目前，已综合利 用档案1000余份，服务质效大幅提升。 一、突出理念革新，构建“全链条”服务新理念 围绕全区2.1万余名服务对象需求，以转变服务理念为切入 点，系统重构档案管理利用流程，打造从“管理为本”向“服 务优先”价值观念。 （一）“便民”为先，优化服务流程。一是深入开展档案管 理痛点堵点问题调研，通过线上问卷、线下座谈等形式，收集 退役军人需求建议200余条。依据调研结果，在区退役军人服务 中心设立档案服务综合窗口，整合查询、借阅、调档等12项业 务，制定标准化操作手册，明确各环节办理时限，建立健 全“一窗受理、限时办结”机制，实现退役军人办理档案业 务“只进一次门、最多跑一趟”。二是推行“容缺受理”制 度，对基本条件具备、主要申请材料齐全且符合法定形式，但 次要材料有欠缺的档案业务，经申请人作出相应承诺后，可先 行受理，后续通过线上补交或邮寄等方式完善材料，进一步提 升办事便捷度。三是开通绿色通道，针对退役军人在就业、就 医、就学等方面的紧急档案需求，提供优先办理服务，确保特 殊情况快速响应，及时满足退役军人对档案的利用需求。 （二）“热情”为要，提升服务质量。一是推行“满意指 数”评价体系，在档案服务窗口设置电子评价器，服务对象可 对工作人员的服务态度、业务能力、办理效率等进行实时评 价。每月对评价结果进行汇总分析，将评价结果与工作人员绩 效考核挂钩，对排名靠后的进行针对性培训和谈话，有效破 除“门难进、脸难看、事难办”弊端。二是实施“首问负责 制”和“限时办结制”，明确首问责任人职责，对属于职责范 围内的事项，当场办理或一次性告知所需材料；对不属于职责 范围的事项，引导至相关部门办理。同时，严格规定各档案业 务办理时限，目前即办件占比提升至98%以上，群众满意度 达95%。三是定期开展工作人员服务礼仪和业务技能培训，邀请 行业专家授课，组织业务知识竞赛和服务案例分享会，不断提 升工作人员的服务意识和专业水平，打造一支热情、高效的档 案服务队伍。 （三）“规范”为本，完善制度体系。一是编印档案材料复 印、档案查阅、档案出入库、档案调取等9个标准化清单，明确 各项业务的办理条件、所需材料、办理流程、办理时限等内 容，通过服务大厅公告栏、官方网站、微信等渠道向社会公 开，方便退役军人查阅。二是完善档案室管理、工作规范 等15项制度，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全 面规范。建立档案业务办理全程留痕机制，利用信息化系统记 录每个操作步骤和责任人，实现责任可溯，确保档案管理工作 规范有序。三是加强档案安全管理，建立健全档案保密制度、 库房管理制度、应急预案等，定期对档案库房进行安全检 查，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案实体 和信息安全。 （四）“高效”为准，推进信息化建设。一是建立退役军人 人事档案管理平台，集成档案数字化加工、智能检索、综合分 析、即时调取、信息打印等12项核心功能。投入专项资金500万 元，完成全部1.2万份档案数字化转换工作，形成高清电子档案 数据库，实现档案信息快速检索和在线查阅。二是建立涵盖服 役经历、技能特长、奖惩记录等16个维度的基础数据库，通过 数据挖掘和分析技术，为退役军人精准画像。同时，与社保、 民政、教育等部门的数据系统进行对接，打破数据孤岛，实现 信息共享，为退役军人提供更高效、更精准的服务。三是开发 移动终端应用程序，退役军人可通过手机APP在线查询档案信 息、预约档案业务、提交申请材料等，实现档案服务“掌上 办”“随时办”，助力退役军人档案信息化建设跑出“加速 度”。 二、加快模式创新，培育“线上+线下”融合发展新场景 以“主动服务、精准触达”为目标，搭建“线上+线下”深 度融合的档案管理利用体系。 （一）线上服务“不打烊”，提升办理效率。一是对考公考 编、考学复学及入职等有迫切转档需求的退役军人，支持线上 预约服务。通过官方网站、微信等平台开通预约通道，退役军 人可在线填写调档申请，上传相关证明材料。工作人员提前一 个工作日进行材料预审，线上告知调档人相关注意事项、预约 调档时间，并提前备好档案材料。服务对象按照预约时间到达 现场进行登记核验，与退役军人系统、邮政系统工作人员三方 共同完成档案转递工作，线下办理时间由原来的3个工作日缩短 至1个工作日，缩短70%。二是建立线上档案查询系统，退役军 人可凭身份证号和密码登录系统，查询个人档案基本信息、档 案存放位置、档案利用记录等内容。同时，提供在线咨询服 务，安排专人在工作时间内及时回复退役军人的疑问，解答档 案业务相关问题。三是开展线上档案证明开具服务，对于退役 军人因办理社保、落户、贷款等需要档案证明的情况，可在线 提交申请，经审核通过后，系统自动生成电子证明，退役军人 可自行下载打印，无需再到现场办理，进一步提高服务效率。 （二）线下服务“更贴心”，解决特殊需求。一是针对在外 地、行动不便等特殊退役军人群体，推出“三级代办”服务网 络体系。在全区各村（社区）设立退役军人服务站，选拔责任 心强、熟悉档案业务的工作人员、志愿者等组建人数达459名的 代办员队伍。退役军人向村级服务站提出申请，镇级服务站核 验流转，区级服务大厅终审办结，形成“线上核验+线下跑 腿”的服务闭环，打破档案服务“时空”限制，让委托代办、 全程帮办，“一对一”指导办理成为常态。二是建立特殊群体 档案服务台账，对高龄、患病、残疾等行动不便的退役军人进 行登记造册，定期上门走访，了解他们的档案需求，提供个性 化的档案服务。例如，为行动不便的退役军人提供档案上门查 阅、代开证明等服务，切实提升服务对象体验感。三是在区退 役军人服务中心设置便民服务专区，配备休息座椅、饮水机、 复印机、打印机等设施设备，为退役军人提供舒适的办事环 境。同时，安排专人负责引导和咨询服务，帮助退役军人解决 在办理档案业务过程中遇到的问题。 （三）主动服务“前置化”，强化政策落实。一是坚持“政 策找人”，政策兑现“主动推送”。建立政策大数据分析平 台，将退役军人档案数据与各项优抚安置政策进行关联匹配。 对因办理退休、申领60周岁老年退役士兵生活补助等需要复印 档案材料的退役军人，综合运用档案数据分析待遇资格，符合 条件的，通过短信、电话、微信等方式主动提醒其准备申请材 料，并提供详细的办理指南，确保政策红利“应享尽 享”。2024年以来，已累计推送政策信息500余条，帮助300余 名退役军人享受相关待遇。二是历史问题“溯源解决”，针对 入伍时间、服役经历等存在争议情况，按照“一事一议”原 则，成立由档案管理专家、退役军人事务部门工作人员、法律 顾问等组成的专项小组，调阅原始档案，进行深入调查和分 析，出具权威证明，帮助退役军人纾难解困。截至目前，累计 化解历史遗留问题3件，有效维护退役军人合法权益。三是开展 退役军人档案需求调研，主动了解退役军人在就业创业、教育 培训、医疗保障等方面的需求，结合档案信息，为其提供个性 化的服务和建议。例如，根据退役军人的技能特长和就业意 向，推荐合适的就业岗位；为有创业意愿的退役军人提供创业 政策咨询和项目对接服务。 三、坚持赋能促新，打造“智慧档案”支撑新体系 以数字化建设为抓手，推动档案管理利用智能化、精准化升 级，聚力打造“五项工程”，为退役军人管理服务注入“硬 核”支撑。 （一）战备人才储备工程，服务国防建设。一是通过档案筛 选适龄退役军人，建立涵盖专业技能、服役经历、身体状况等 信息的应急备战人才库。制定严格的入库标准和审核流程，确 保人才信息真实准确。目前已完成退役军人专项潜力调查工 作，储备6000余名专业人才，涉及工程抢修、医疗救护、通信 保障等多个领域，为国防动员和应急任务提供数据支撑。二是 定期对人才库进行更新和维护，及时掌握退役军人的动态信 息，确保人才信息的时效性。同时，与军事部门建立信息共享 机制，根据国防动员需求，及时向相关部门推送合适的人才信 息，为国防建设提供有力保障。三是组织开展应急备战演 练，从人才库中选拔优秀退役军人参与演练，检验和提升其应 急处置能力。通过演练，进一步优化人才储备和调配机制，提 高国防动员的效率和质量。 （二）优抚待遇精准工程，保障合法权益。一是根据优抚、 安置等不同需求，建立档案信息分类检索系统，能够快速、准 确地查找、提供可依据的档案参考资料。例如，在办理退役军 人伤残抚恤待遇时，通过系统可迅速调取相关的伤