办公室老主任的十条军规 春节上班后，各机关和各单位的办公室同志又将投入紧张的工作之中。我从事办 公室工作三十余年，担任设区市市委办公室主任十年，对于大家的甘苦感同身受。春 节期间，我整理了在XXX选修课的讲稿，理出办公室工作方法——十条军规。敬请大 家批评指正。 第一条、精益求精法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，不但要完成任 务，而且要完成得很好。说白了，就是在不错的基础上，要以更加好的姿态、精准地 做好工作。 精益求精，出于先秦·孔子《论语·学而》。《论语·学而》：“《诗》云：‘如切 如磋，如琢如磨。’宋·朱熹注：‘言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而 复磨之，治之已精，而益求其精也。” 精益求精就是要求办公室工作定位要高，要好上加好，用现在一句时髦的话，要 有品质的味道，像特朗普说的：“要做一个交易，首先要把目标定得高高的，然后再让 人家讨价还价”。 办公室工作，如果目标定得很低，如起草一个文稿，目标定得很低，只满足于把 句子写通顺，那这个文稿，质量肯定达不到精益求精的要求。如办一个会议，杯子的 摆放、席位牌的摆放没有标准，那你想要让领导肯定、让领导眼睛一亮、让领导满 意，那是不可能的。 现在一些办公室工作中的有些不足，说错嘛，应该不算错，但从精益求精的要求 来看，从精品的要求来看，不少工作中的缺点和错误就暴露出来了。以日常的办文收 文为例，有些不该收的文件不要收，如送给领导个人的文件、群众来信等，可以直接 送领导。以领导活动方案为例，做活动方案都有一个时间顺序，以前也没有具体到几 点几分到哪里，现在要求高了，到每一个点的时间都要相对比较精确，这就要求我们 在做方案的时候，要提前到现场去查看一下，看看每个点上的时间安排是不是合 理，是不是我们坐在办公室里拍脑袋想出来的。以向领导报告客人到达时间为例，某 市委办公室的有一位联络员向领导报告：“客人马上要到了”，领导听了就下电梯到一 楼去等候，结果过了10分钟客人还没到，这其中就是没有对接好。以向领导汇报工作 为例，向领导汇报活动方案之前，要对整个活动的来龙去脉非常清楚。我有一次与某 市委办主任交流工作体会。他告诉我一件事，某市的市领导参加省政府举办的宴请中 外客商活动。到了以后，领导问随行人员：“我身边坐的是什么人？他的简历有没 有？给我看一下。”随行人员说答上来，连办公室主任也说不上来。办公室主任与我 交流这件事时说，这实际上是我们工作做得还不够精细，还不够精益求精，如果我们 考虑到细一点，就不会出现回答不出来这样的问题。作为办公室同志领导问你活动方 案，一定要非常清楚，第一个活动干什么，第二个活动干什么，在哪里逗留，逗留多 久，以及班子哪些领导参加，对这些都要心中有数，从精益求精的要求讲，回答不出 来，那肯定是工作还不够科学、还不够规范。办公室工作一定要精准办，不 能大概、可能、也许，包括我们反映问题，也是同样的道理。 第二条、雷厉风行法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，就要像雷那样 猛烈，像风那样迅疾，令出即行、马上办。 雷厉风行，出自唐·韩愈《潮州刺史谢上表》：“陛下即位以来，躬亲听断，旋乾 转坤，关机阖开，雷厉风行。” 办公室和其他部门不一样，有些事情，领导很着急，要马上办。雷厉风行，对办 公室来说，非常重要。办公室一个很重要的职责就是要只争朝夕，马上就办、办就办 好，办公室是最不允许拖泥带水的部门。任何办公室都要有雷厉风行、马上就办的节 奏。只有这样，才能履行好办公室的职责，才能既快又好地做好各项工作，才能让领 导肯定、让群众满意。 作为办公室的工作人员要时时反思，我们的工作有没有存在不够快、不够及时、 拖泥带水的现象？比如文件传送、处理等方面程序要到位，但是传送过程的速度是不 是快捷？比如公文稿件的起草，领导任务交办以后，是不是存在拖拖拉拉的现象，是 不是非得等领导催了之后才上交？又比如领导的指示传达是不是很迅速，落实是不是 很快等等。 雷厉风行要做到以下几条：一是领导的要求立即办，不打折扣，不 讨价还价。办好以后立即报告领导。二是紧急的事首先办，常规 的事、次要的事缓一缓。三是当日事当日办，尽量做到事不过 夜。急事、要事，加班加点在所不惜。 第三条、轻重缓急法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，既要统筹兼 顾，又要抓住工作重点，各种事情有主要、有次要、有紧急要办的、有可以缓一缓再 办的。 轻重缓急，出自《管子·国蓄》：“岁有凶穰，故谷有贵贱，令有缓急，故物有轻 重。” 习近平总书记在福建工作期间，写了一篇《秘书工作的风范——与地县办公室干 部谈心》，他提出要权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办。分清轻重 缓急，对办公室非常重要。办公室每天面对大量繁重的任务，不能胡子眉毛一把 抓，一定要分清轻重缓急，哪些事情要立即办理，哪些事情可以缓一缓，决不能不分 轻重、齐头并进。 轻重缓急实际上也是哲学中讲到的处理问题要分清主要矛盾和次要矛盾，以及矛 盾的主要方面和次要方面。在办公室工作，一定要掌握好统筹兼顾和重点突破。比如 说这个月市委的工作重点是召开党代会，那么作为办公室要围绕这一工作重点来安排 工作，必要的话，还要打破分工，抽调人员组织专班，做好党代会各项保障工作。再 比如领导工作任务比较忙，就不能组织办公室的同志去搞疗休养、去搞各种工会活 动，而是应该把主要精力放在服务领导上。领导外出考察、培训去了，则可以抽出精 力来进行业务培训等等。 第四条、小处着手法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，都要做到从大 处着眼、从小处着手，就是说视野、视角高度要高、要看得远，目标要大、定位要 高，但是做事情的时候要从小事、具体的事情做起。 小处着手，出自清·文康《儿女英雄传》第二十五回，“小处不渗漏，暗处不欺 隐，末路不怠荒，才是个真正英雄。”意为从大的目标去观察，从小的地方去动手。比 喻既要从全局和长远的观点出发去考虑问题，也要在具体事情上一件件地做好。 对于办公室来说，主要职责就是做辅助性、服务性的工作，是处理具体的事 情，因此要从一件一件的小事做起，千万不能眼高手低，不肯做小事。比如一个会议 通知的准备，一个标点符号的书写，一张纸、一支笔的保障等都是小事，要把这些小 事做精致，做到极致，同样会得到领导的肯定。 我长期从事办公室工作，一个很深的体会，办公室工作很多事情都是由于小事没 有做好，被领导批评。领导经常强调，细节决定成败，一具体就深入。办公室的同志 都是绿叶，我们是衬托红花的，如果大家都不肯做绿叶，那么怎么来彰显红花 呢？《老子》第六十四章:“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土；千里之 行，始于足下。”《道德经·第六十三章》：“天下难事必作于易，天下大事必作 于细。”讲的都是这个道理。 这里举几个例子，说明从小处着手的重要性。1、市委办起草书记在某大学讲稿 背景材料时，把某市的区域面积2.22万平方公里中的万字漏掉了，书记在大学讲课 时发现了，虽及时纠正，同学们还是有小声议论。2、某市委办秘书处在起草市委议 事协调机构的调整文件中，把委员会的主任、副主任写成组长、副组长，领导发现 后，才改正，给工作造成了被动。3、某市委办信息处在编好《工作交流信息》在送 领导栏目里，依旧写着送某书记、某市长、某副书记，而实际上某副书记已经调离 了。 办公室工作出现差错，就其主观上来说，都是因为小事不认真、不仔细引起 的。志大才疏，眼高手低，都是在批评小事做得不够到位。 第五条、求真务实法 就是说在办公室工作，无论是办文办会办事，还是其他各项工作，既要正确认识 事物的本来面目、探求事物发展变化的客观规律，又脚踏实地、实事求是地按照客观 规律行事。 求真务实，出自《汉书·河间献王刘德传》：“修学好古，实事求是。” 从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通 常指按照事物的实际情况办事。求真务实是我们党的基本思想路线，是我们思想建设 的重要