大型会议原来可以这样安排
在我们的日常工作中经常会遇到组织大型的会议活动，对于很多职场新人来说这
是一项非常繁琐而复杂的工作。目前掌握会议会议管理知识、知识、要素、技巧、程
序，提升会议效率已成为一项必备的技能。
今天就为您带来了一篇大型活动组织工作流程供大家参考学习。
一、会场布置流程
（一）外场
A、横幅
落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别；
刻字，制作条幅；
悬挂横幅。
B、气球
落实气球的数量，明确大小，购买气球；
刻字，制作条幅；
悬挂气球及条幅。
C、花篮
落实数量，明确大小，购买花篮；
拟定标语；
摆放花篮及悬挂标语。
D、地毯
落实地毯尺寸，购买地毯；
摆放到位；
效果维护。
（二）内场
A、会标
拟定文字，落实标语内容及尺寸、数量；
刻字，制作条幅；
悬挂横幅。
B、鲜花
落实鲜花数量、类别；
联系租借；
摆放到位。
C、音响灯光
调试话筒、灯光效果；
调试各阶段音乐效果；
准备备用音响设备。
D、座位/桌牌
落实参会人员数量；
桌椅、桌牌摆放整齐；
制作座位图。
二、领导接待流程
（一）成立机构明确责任
A建立领导机构、明确职责
B建立工作机构、明确职责分工
（二）邀请领导
确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜
确定邀请领导名单
印制请柬、车证
绘制路线图
拟定领导讲话/发言稿
装袋：请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿
发放邀请领导信函，保留联系单位、联系人、以备查询
确定参会领导名单、调整领导桌牌
分类、分页打印到会领导名单
（三）聘请礼仪服务人员
明确对礼仪生的要求、数量
电话、实地联系，确定联系人
会议/活动前实地演习，明确岗位分工（门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签
到、主席台服务、发奖引导、迎送服务）
联系、确定礼仪服装
确定礼仪酬劳
（四）实地勘察会议/活动现场
确定贵宾室及宾客行走路线
安排接待岗位及人员
落实贵宾室饮水用具
落实签到用具
贵宾室内码放会议材料
（五）座签
确定参会人员数量，购置座签
打印人名
按顺序码放（单中心、双中心）
收存留用
（六）签到簿、笔
制作/购置签到簿、签到笔
确定专人现场负责指引签到
收存
（七）现场接待
确定专人会议现场迎接领导入贵宾室
在贵宾室安排领导休息候会
（八）选送礼品
确定数量，购置礼品
将礼品码放适宜位置
发送礼品（直接在签到处分发、在贵宾室分发）
（九）引领领导入场
确定会议开始----听主办方主要负责人安排
确定专人引领领导进入会场坐席，观看演出/会前录像
确定专人引领领导到主席台就座
确定专人引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书
再次引领领导进入会场
确定专人引领领导与演员/工作人员合影
（十）送别领导
安排车辆提前到岗
直接将领导送到车上，交待行使路线
活动后与领导联系交办、指示及其他
