拒绝性答复函写作应注意的几个问题
函,“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复
审批事项”。凡是不相隶属的机关之间,不论是联系工作、告知情况,还是问
题问答、事项请批,都可以以函的形式行文,主要用于解决具体事务。由于行
文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点,函的使用范围极广,使用频
率极高,可谓公文中的“轻武器”。
在日常工作实际中,常常遇到这样的情况——由于种种原因,来函所商洽、
联系的工作或事宜,我方无法提供支持或帮助;或对某问题的意见、看法与对
方有分歧。这种情况下,拒绝性的答复函如何写得恳切、得体,符合函的写作
规范?笔者拟以以下写作练习题为例,谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问
题。
3月20日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状
况,某校举办“水资源与我们的生活”主题活动,并邀请某水利研究院协办。
为联系具体事宜,去函商洽:一、联系参观研究院水净化实验室;二、邀请研
究院张教授做主题讲座。某水利研究院收函后,经研究答复可以安排参观实验
室,但鉴于各种原因,无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。
1.态度鲜明,事项表述明确复函,要针对来函事项逐一郑重答复,具体明确。
对一些没有确定的事,要用商量的语气;对已经确定的事,要说得清楚明白。
对于来函商洽的工作事宜,同意什么、不同意什么,应明确表态,切忌模糊笼
统、犹豫不定。有关具体事务的办理和操作,要有大致的安排,或提供联系方
式,便于对方单位及时处理,提高工作效率。同时,要注意表述的条理性。如
果事项简单,可一段写成;如果事项较复杂,或要求较多,应该分条目逐一答
复。
函的使用不受级别高低、单位大小的限制,收发函件的单位均以平等的身份进
行公务联系。因此,尤其在表达拒绝事项时,要注意防止两种倾向:一是过
分地考虑对方的感受,认为直接而明确的表示拒绝会给对方造成不快,影响相
互关系和今后的合作。因此,语言过于委婉、客套,以至于影响了基本意思的
传达。如“恐怕此项合作有一定难度”,这样的表达会带来不同的理解。虽然
照顾到了对方的感受,但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾
向是不考虑行文关系的平等性,简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒
绝,如“不同意合作”、“