行政事业单位档案管理存在的问题及对策
档案管理作为单位记录历史信息、衔接业务流程的关键工作，
其规范化建设被纳入单位整体发展的重要考量范畴。行政事业单
位档案管理不仅关系到单位各类业务信息的完整留存，还直接影
响业务决策的科学性、工作复盘的准确性。研究行政事业单位档
案管理中存在的问题及相应的解决策略，不仅可以为行政事业单
位开展档案管理工作提供理论层面的参考，还能帮助行政事业单
位提升档案管理水平、发挥档案资源价值，因此极具理论价值和
实践意义。
一、行政事业单位档案管理存在的问题
1.档案管理制度体系不完善，执行落地存在偏差
行政事业单位档案管理制度体系不完善，主要体现为制度覆
盖的档案管理环节不够全面，部分涉及档案收集、整理、保管、
移交等关键流程的规定存在空缺。同时，不同制度之间的衔接不
足，容易出现管理职责划分模糊的情况［1］。在执行落地层面，
部分工作人员对档案管理制度的重视程度不够，存在简化流程、
省略必要步骤的现象，导致制度未能真正发挥约束和规范作用，
进而影响档案管理的整体质量和效率。
2.档案管理人员的专业素养不足，队伍稳定性有待提升
部分行政事业单位的档案管理人员未接受过系统的档案管
理专业培训，对档案管理相关的专业知识和技能掌握不扎实，不
熟悉档案分类、著录、编目等规范操作，也缺乏对档案管理新
方法、新理念的了解。在队伍稳定性方面，部分行政事业单位
对档案管理岗位的重视不足，档案管理人员的晋升渠道不畅，且
薪酬待遇相较于其他业务岗位存在差距，导致档案管理人员普遍
缺乏职业归属感和工作积极性，人员流动性较大。频繁的人员更
替使得新入职员工需要重新适应工作流程，难以保障档案管理工
作的连续性和稳定性，对档案事业的长期发展造成了不利影响。
3.档案数字化建设程度较低，系统互联互通存在障碍
行政事业单位档案数字化建设程度较低，主要体现为单位对
档案数字化建设的投入不足，缺乏必要的数字化设备和技术支持，
大量档案仍以纸质形式保存，单位仅对少量重要档案进行了数字
化处理，且数字化处理的标准不统一，
部分数字化档案的格式、质量不符合规范要求。在系统互联
互通方面，不同部门或不同层级的行政事业单位所使用的档案管
理系统往往由不同厂商开发，不同系统之间的技术标准和数据格
式不兼容，导致档案数据无法实现跨部门、跨层级的共享和传输，
形成了“信息孤岛”。
4.档案资源开发与利用不足，服务业务工作效能较低
部分行政事业单位的档案资源开发与利用不足，主要是因为
单位对档案资源的价值认识不充分。一些单位将档案管理工作简
单等同于档案保存，缺乏对档案内容进行深入挖掘和整理的意识，
未能根据单位业务工作需求对档案资源进行针对性的加工和提
炼，使得档案中蕴含的有用信息未能被充分发掘。另外，档案
查询和利用的流程较为烦琐，工作人员获取所需档案信息的时间
较长。同时，行政事业单位的档案服务形式较为单一，仅能提
供基础的档案查阅服务，无法为业务决策、工作复盘等提供更具
针对性的档案支持，导致档案资源服务业务工作的效能较低，未
能充分发挥档案在单位发展中的支撑作用［2］。
二、行政事业单位档案管理的优化策略
1.健全档案管理制度体系，加大制度执行监督力度为解决档
案管理制度体系不完善、执行落地存在偏差的问题，行政事业单
位需要从制度构建与监督落实两方面协同发力，通过系统性举措
让档案管理有规可依。
行政事业单位应从自身档案管理实际需求出发，全面梳理现
有制度内容，对照档案管理全流程梳理存在的空缺环节，不仅要
补充档案收集时的源头规范，明确不同类型档案（包括纸质档案
与电子档案）的收集范围、时限要求，还要完善档案整理环节的
分类标准、著录规则，以及档案保管中的环境要求、定期检查机
制。同时，行政事业单位应补充档案移交、销毁的审批流程与操
作规范，确保制度覆盖档案从形成到处置的全生命周期。行政事
业单位还需要加强不同制度之间的衔接协调，如行政事业单位可
以将档案管理制度与单位内部的业务工作制度、保密制度有效对
接，明确档案管理部门与业务部门在档案生成、移交过程中的职
责划分，避免职责交叉或缺位［3］。
在加大制度执行监督力度方面，行政事业单位应建立专门的
档案管理监督小组，成员可由单位纪检部门、办公室及业务骨干
组成。监督小组应定期对档案管理工作开展检查，重点核查工作
人员是否按照制度要求开展档案收集、整理、保管等操作，如监
督小组可以检查档案分类是否符合规定、移交手续是否完整、数
字化档案是否按标准存储。同时，行政事业单位可以将日常监督
与定
期考核相结合，把制度执行情况纳入相关部门及工作人员的
年度绩效考核指标，对严格执行制度的部门和个人给予适当激励，
对未按制度操作、档案管理中存在问题的部门和个人及时进行约
谈提醒并要求限期整改。通过以上手段，行政事业单位内部可形
成“制度完善—监督到位—执行有效”的闭环，确保制度不仅停
留在文字层面，还能切实指导档案管理实践，提升档案管理的规
范化水平。
2.提升档案管理人员的专业素养，增强管理队伍稳定性
考虑到档案管理人员的专业素养不足、队伍稳定性欠缺会直
接影响行政事业单位档案管理工作的连续性与规范性，甚至影响
档案资源价值的发挥，行政事业单位需要从能力提升与队伍保障
两方面制定切实举措，推动档案管理队伍建设。
在提升管理人员的专业素养上，行政事业单位应结合档案管
理实际需求构建系统性培训体系，培训内容不仅要涵盖档案分类、
著录、编目等基础操作规范，还要纳入档案数字化处理技术、档
案安全保密规定以及最新的档案管
