关于 2026 年度档案管理工作的自查自纠报告
根据区档案局《关于开展 2026 年度机关档案工作规范化检
查的通知》要求，本单位对照《中华人民共和国档案法》《机关
档案管理规定》及本市档案管理条例，对 2023 年至 2025 年期间
形成的文书、会计、业务及电子档案进行了全面自查。本次自查
旨在摸清家底、查找漏洞、消除隐患，重点聚焦收集归档的完整
性、保管利用的规范性以及安全管理的严密性。现将具体自查情
况、发现问题、原因分析及整改措施报告如下。
一、自查开展基本情况
本单位高度重视此次自查工作，成立由办公室牵头，各业务
科室负责人参与的档案自查工作小组。自查工作于 2026 年 9 月
15 日启动，至 10 月 15 日结束，历时一个月。
在核查范围上，我们采取全面梳理与重点抽查相结合的方式。
一是查阅了 2023 年至 2025 年三个年度的文书档案目录，共计
42 卷；二是核对了同期会计凭证、账簿及财务报告，共计 18 册；
三是抽查了基建项目、政府采购等重点业务档案 15 卷；四是调
取了数字档案管理系统中的电子数据备份记录及日志。
需要特别说明的是，由于人事档案由区委组织部统一管理，
声像档案（照片、录音录像）尚处于分散收集阶段未完全移交档
案室，本次自查未将上述两类档案纳入实质性核查范围，仅就其
现行管理机制进行了简要梳理。此外，对于 2022 年及以前已移
交区档案馆的档案，本次仅通过查阅移交清册确认交接手续完备
情况，未进行实物复核。
二、收集归档方面存在的问题
对照档案收集归档制度，我们发现虽然大部分常规文书能够
按时归档，但在归档及时性、材料完整性和电子文件同步归档方
面仍存在薄弱环节。
第一，部分业务档案归档滞后。经查，2024 年度的合同管
理类档案，有 3 份补充协议直至 2025 年 6 月才完成整理归档，
滞后时间超过半年。主要原因在于业务经办人员重签订轻归档，
认为只要合同原件在手即可，忽视了档案管理的时效性要求。虽
然最终完成了归档，但造成了档案检索链条的暂时断裂，影响了
查阅效率。
第二，归档材料要素不全。在抽查 2025 年的政府采购项目
档案时，发现 2 个项目缺少验收环节的关键支撑材料。其中一个
信息化建设项目，档案中仅有采购合同和发票，缺失了第三方出
具的软件测试报告和用户验收签字单。另一个办公设备采购项目，
缺失了资产入库单据。这些材料的缺失导致档案无法完整反映项
目全生命周期，存在审计风险。经核实，这些材料实际上由业务
科室单独留存，并未按规定随主卷一并归档。
第三，电子文件归档不同步。目前本单位实行纸质与电子双
套制归档，但在实际操作中，电子文件归档往往滞后于纸质文件。
检查发现，2024 年形成的红头文件电子版，有 12 份未在办公自
动化系统中挂接原文，仅保留了文件标题和文号。另有 5 份重要
会议纪要的电子扫描件清晰度不足，无法直接阅读，需重新扫描。
这反映出我们在推进档案数字化过程中，缺乏有效的技术校验手
段，过度依赖人工操作，导致漏项和质控不严。
三、保管利用方面存在的不足
在档案实体保管和利用服务环节，主要存在库房管理细节不
到位、借阅登记流于形式以及鉴定销毁程序不规范等问题。
首先，库房温湿度控制记录不连续。本单位档案室配备了恒
温恒湿设备，理论上应每日记录两次温湿度数据。但抽查 2025
年下半年的《档案库房温湿度记录表》发现，有 18 天缺失记录，
另有 7 天记录数据雷同，疑似补填。虽然设备运行正常，室内环
境未见明显异常，但记录的缺失使得我们无法追溯特定时段的环
境变化，一旦发生档案霉变或虫蛀，将难以界定责任和分析原因。
其次，档案借阅登记手续简化过度。为方便工作，部分内部
借阅未严格履行审批签字手续。经查，2025 年共有 23 次档案查
阅未在《档案借阅登记簿》上留下完整痕迹，多为口头告知后直
接取阅，事后也未补登。其中涉及两份含有敏感数据的财务报表
查阅，虽确认为内部工作需要，但缺乏书面留痕，不符合档案安
全管理的最小授权原则，存在信息泄露隐患。
再次，到期档案鉴定销毁工作滞后。根据规定，保管期限为
10 年的文书档案到期后应进行鉴定，无保存价值的予以销毁。
本单位 2013 年至 2015 年间形成的部分短期保管文书早已到期，
但至今未组织鉴定小组进行价值评估和销毁处理。这些档案占据
库房空间，增加了管理成本，且因长期无人问津，存在误毁或
丢失的风险。迟迟未开展鉴定的原因主要是人手紧张，且担心鉴
定失误承担责任，导致采取消极搁置态度。
四、安全管理方面的隐患
安全是档案工作的底线。本次自查重点排查了实体安全和信
息安全，发现物理防护措施存在老化现象，网络安全策略亟待升
级。
一是消防设施维护不及时。档案室配备的干粉灭火器中有 2
具压力指针处于红色区域，表明压力不足，无法正常使用。虽然
每月有安全员巡查，但未能及时发现并更换。此外，档案室门口
的烟感报警器电池电量低，曾出现过误报后未及时复位的情况，
反映出日常安全巡检存在盲区，责任心不够强。
二是门禁与监控系统存在死角。档案室安装了门禁系统和视
频监控，但监控
