信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析

信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析 信息技术与档案管理工作的充分结合使该工作呈现了新特 点，管理对象、管理方法和服务方式等都受到了一定影响，要想 提高管理水平，则要抓住发展机遇，找到融入新技术和新方法的 切入点，结合档案管理要求和信息化特点， 实现档案信息化的 合理建设，对于实践应用中存在的问题进行全面分析和针对性管 控，提升信息技术应用的有效性，并制定完善制度措施应对各类 挑战，充分发挥档案信息资源的价值作用，推动档案管理工作现 代化发展。 一、档案管理信息化的积极影响 纸质档案是传统档案工作中资料信息的主要保存形式，在档 案资源数量持续增加的过程中，相关管理工作的开展难度有所提 升，工作人员的工作量也越来越大，而且档案资料也容易受到多 种因素的影响而出现损坏现象。同时，人员查找档案资料信息也 需要较长时间，使得档案资料的利用率不高。而加强档案管理信 息化建设，可以转变档案资料的载体形式，采用电子化管理方式， 也能够进行多种类型档案资料的统一管理和分类归档，储存和查 找方便快捷，简化了档案管理工作流程，管理效率显著提升，这 对该工作今后发展有着积极影响，也能够更好地为单位运营提供 服务[1]。 二、信息时代档案管理工作面临的问题 （一）档案管理理念落后 信息时代的来临为各项工作开展提供了新路径和新方向，档 案管理工作在这一发展形势下也要做到与时俱进，改变传统管理 方法与模式，才能推动档案管理工作进一步发展，将档案资源的 真正作用充分发挥出来。但部分单位对档案管理工作的重视程度 不足，这方面的投入不到位，实际管理中还是运用老一套观念， 管理方法相对单一，手段落后，不能适应社会发展新形势，也没 有将信息技术的优势作用在档案管理工作中真正体现出来，在一 定程度上限制了工作发展，无法为其他部门工作提供良好服务， 从而限制了单位整体信息化发展。 （二）管理软件的兼容性差 档案管理信息化建设中主要利用多种技术软件对各类信息 资料进行管理， 可提升档案资源的管理效率，但由于管理软件 的类型比较多，各部门所用的软件技术的统一性和兼容性差，不 利于各部门信息资源的共享传递。软件技术作为档案管理信息化 中的重要组成部分，但由于所用的计算机类型不同，运用的档案 管理软件也存在差异，在这种软件技术不一致的情况下，单位内 部也无法对管理系统进行统一研发，所以档案资源得不到共享应 用，对该工作发展产生了一定阻碍，也影响整体的信息化水平提 升。 （三）档案管理环境不安全 运用信息技术管理档案资料时，整个过程都要在网络平台上 进行相关操作， 由于网络环境的开放性比较强，在所难免会出 现一些安全问题，而且也容易受到网络病毒入侵和黑客攻击，所 以档案信息资料丢失、被篡改的现象较为常见， 无法保障档案 信息资料的安全性，不能为相关工作开展提供准确有效的档案资 料。电子档案信息管理系统内部组成相对复杂，若计算机运行环 境不安全，存在较多漏洞，则会增加系统运行中各类问题的发生 率，运行风险增加，从而影响档案管理工作顺利开展，这对单位 整体经营效益也会产生较大影响。 （四）缺乏完善的管理标准 档案管理信息化与传统管理方法相比的实用性较强，根据信 息化管理特点和档案管理要求制定统一的管理标准，可以规范工 作开展行为，提高整体管理质量与水平，还能够保障资料信息的 安全性，促进相关管理工作有序开展。但目前档案管理信息化建 设中还缺乏完善的管理标准，不能对信息化建设的每个环节进行 管理与约束，从而存在信息技术应用不合理和方法手段落实不到 位的情况，影响信息化管理的作用效能，整个过程较为随意，不 利于档案工作的信息化、科学化和规范化开展。 （五）档案管理信息化体制不健全 档案管理工作需要有完善法律制度和管理规范提供支持，在 社会发展环境不断变化的过程中，信息化发展和建设已经成为必 然趋势，那么传统的管理制度体系也要进行持续革新，才能更好 地满足档案信息化管理需求。但是部分单位还是运用以往制度规 范，没有对相关制度和工作机制进行改进革新，而且在实际工作 中也缺乏完善的法律制度支持，从而影响档案信息化的有效落实， 不能实现相关工作信息化建设的持续推进，而且各项基础工作开 展中存在一些不足，若没有完善制度体系提供支撑，则会影响档 案管理工作长远发展。 （六）档案管理人员专业能力有待提升 档案管理工作信息化建设中对工作人员的专业能力和信息 化素养提出了较高要求，档案管理人员要能够根据工作实际需要 发挥信息技术的功能作用做好档案资料管理工作，充分发挥相关 资料信息的价值效能。但是从目前信息时代档案管理工作的开展 情况来看，档案管理人员的专业化程度不足，对于各类先进技术 的掌握不够深入，技术应用不合理，也缺乏对信息化建设的重视， 所以限制了档案工作的信息化发展，无法快速适应时代发展，从 而导致档案信息管理效率低下，不能很好地满足现代档案工作的 发展需要。部分单位也不注重对相关工作者的持续教育与培训， 使得许多人员的综合素养和专