把握办会细节 做好会务工作 会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证,会务工作水平的高低，直接 影响会议的质量和效果。做好会务工作，需要在会前、会中、会后分别把握好这些细 节。 会前做好部署检查 准备要充分 会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。 一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大 会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方 案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务 职责分明、一目了然。 二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分 工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。会议文件 从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，应 适当推迟印制时间。会议文件装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐 全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同，采用文字、短信、电报、传 真、电话等多种方式通知，确保及时准确、无遗漏；需要被通知单位反馈名单和提供 有关材料的，要及时催办、收集齐全。 三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取 汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇 报，协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从 话筒到碟片都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督 促、及时整改。 会中场内和场外运转要有序 会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间，可分为场内服务和场外服务，涉 及环节较多。如何做好场内场外各个环节的有机衔接，各项议程的有序运行，应注重 把握三个细节。 一是关键细节，指会务某项工作的核心环节。关键细节至关重要，来不得半点马 虎和疏忽。对待这些细节，要做到思想高度重视、时间重点安排、精力重点倾斜，确 保万无一失。比如大会选举，清点人数是核心环节；大会伙食，食品安全是核心环 节。由核心环节分解出来的细节就是关键细节，要投入足够的精力和时间去关注它、 做好它。