科学规范，创新应用提高税务档案的管理水平 ——县税务局所得税档案管理经验介绍 税务档案是税务部门重要的执法证据，也是税务工作日益程 序化、法律化、规范化的体现。几年来，XX 局以“科学规范， 创新应用”的工作思路，突破传统的思维和工作模式，强化档案 管理，提高税务档案管理的实际效率和利用效益，实现税务档案 信息资源的系统共享，使档案真正成为税收征管的资料平台，决 策管理支撑平台，提升了税收征管的管理水平。 一、转变观念，把档案规范化管理提高到一个重要的位置上 来 以往我们对档案管理在认识上存在一些误区，工作不够重视， 在人员配备上，大多数档案人员身兼数职或安排一些年老同志对 档案进行粗放式的管理，档案管理只要“守好摊”，不丢失，不 泄密，能应付外调、查档就行。由于没有经过专业的档案知识培 训，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，日常 事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响 了档案管理水平。在硬件配置上，没有专用档案室，许多档案存 放在阴暗潮湿的地下室或仓库内，导致部分档案损坏或丢失。 随着我局各项工作逐步走向科学化、规范化，特别是 2009 我局档案室晋升为全省优秀档案室，提升了我局各项工作质量， 使我们尝到了规范化管理的甜头，也从中受到了启发，档案工作 不仅是税务部门的门面，而且也是做好各项工作的基础，为此下 决心对税收档案工作进行规范。 一是建章立制。建立健全系统完整的档案管理机构和规章制 度，明确局领导和档案管理人员和其他相关人员的职责。以方便 实用、简便易行、可操作性强为目标，健全完善档案收集、整理、 分类、立卷、销毁等制度，做到学习有范本，操作有规程，处理 有依据。把具体工作量化、细化，分解给相关领导和直接责任人， 建立日常考核机制，把档案管理工作作为科室年度目标考核的重 要内容，实行档案管理岗位目标责任制，对不按时归档、归档材 料不符合标准的，给予通报批评，并计入年终考核成绩，做到有 功必赏、有过必罚，提高档案管理的水平。 二是合理配置人力资源，选派一些业务素质好、工作经验丰 富、责任心强、有细心且有耐心的人员进行档案的专职或兼职管 理，特殊情况下，抽调业务部门人员参与档案整理工作。20XX 年 9 月，我局由税政科负责对新税法实施近 2 年以来的所得税档 案数据进行归集整理，年底从各个税源管理部门抽调 10 名干部 集中进行此项工作，并由一名局领导具体负责指导和监督，以确 保此项工作高效、圆满的完成。为确保档案管理的网络化，自 2011 年 3 月起，我局根据工作需要设立档案管理人员，其主要 职责是建立健全税务机关档案工作的各项规章制度，监督、指导 本机关各职能科室、分局形成的各种档案材料的收集、整理和归 档，并对兼职档案人员进行定期或不定期的业务指导和业务培训； 集中统一管理税务机关各种门类和载体的档案，积极提供利用， 为本机关各项工作服务，起到各级领导的参谋助手作用。 三是加大资金投入。硬件设施建设是档案工作的基础，近年 来，我局不断加大硬件投入，改善档案管理工作环境。我局以档 案库房从办公楼一楼迁移至办公楼五楼为契机，重修装修了 100 余平方米的档案专用库房，在办公楼一楼设置了税收档案室，购 置了档案密集架和档案管理的必要设施，同时，抽调人力对一些 损坏档案进行及时修复，截止到 2011 年 5 月中旬，在省、州局 所得税处正确领导和市局档案馆的业务指导下，经过所得税管理 人员辛勤工作和我局各税源管理部门的共同努力，基本上完成了 20XX 年底以前各类税务审批、备案类档案的归集、整理、立卷、 归档和验收工作，取得了阶段性成果。 四是标准规范化管理。在抓好硬件和人员配置的同时，按照 局档案室晋级标准，积极采取措施，对档案室进行规范化管理， 具体做到六个统一：统一设计档案盒外观，统一案卷编号；统一 设计卷宗封面，统一设计卷宗目录。加强老档案的抢救工作，以 往年度税务档案数据存放在基层税务分局，在“抢救”2008 年 以前年度税务档案期间，用挖地三尺来形容一点也不过分，近 10 人耗费近四个多月的时间，检查了局机关、税务分局的所有 库房和檔柜才查找齐全。加强对老档案的清理工作，对一些陈旧 档案，有利用价值的，及时加以修复，对过了保管期限的税务档 案，按规定登记造册后进行统一销毁处理。强化档案人员交接管 理，对档案管理人员调整变动工作时，科室领导和具体接管人员 及时做好档案的交接工作，防止换人即换档案的现象出现。 目前我局累计完成 154 卷税务档